La législation sur la confidentialité vous oblige à obtenir le consentement des clients pour la collecte, l'utilisation et la divulgation d'informations personnelles. Les conseillers doivent conserver un formulaire de consentement signé dans le dossier du client à des fins juridiques et de conformité ainsi que pour référence future.
Meilleures pratiques :
Obtenir le consentement des clients existants et mettre à jour votre dossier client.
- Vous êtes responsable de la protection de toutes les informations contenues dans le fichier, donc ne conservez pas les informations qui ne sont pas nécessaires sans le consentement du client. Limitez les informations recueillies et conservées dans un dossier client à ce qui est nécessaire à des fins identifiées. Cela réduira le risque d'utilisation et de divulgation inappropriées.
- Recueillez les informations directement auprès du client et ne stockez pas d'informations avec un tiers sans les consentements appropriés. Le stockage des informations personnelles à l'étranger nécessite une notification au client (incluse dans le formulaire d’Engagement à la confidentialité et votre formulaire de dossier client).
- Protection des informations personnelles des clients, de la collecte initiale à la destruction:
- Sécurisez les courriels lors de la transmission ou du transfert d'informations.
- Utilisez des mots de passe fiables.
- Disposer de protections matérielles, dont une protection contre les virus, les pare-feu et le chiffrement.
Recevoir et conserver un consentement par rapport à la confidentialité est plus qu'une simple exigence légale et de conformité : c'est une mesure de professionnalisme. Elle renforce et inspire la confiance des clients en montrant que vous êtes conscient de la vulnérabilité de leurs informations personnelles.
N’oubliez pas,
Les bonnes affaires se font dans les normes. La conformité compte!