Compte tenu des progrès technologiques et du désir des conseillers d'être plus efficaces pour obtenir les documents des clients par voie électronique, nous sommes heureux d'annoncer qu'à compter d'aujourd'hui, les conseillers de HCI peuvent choisir de faire signer les documents de HCI et des sociétés de fonds par les clients (tel qu’autorisé par la société de fonds) en utilisant la Signature électronique DocuSign, selon les politiques et procédures suivantes:
Signatures Électroniques
HUB Capital Inc. («HCI») et ses PA sont autorisés à accepter les signatures des clients par voie électronique («signature électronique») à condition que des procédures soient en place pour garantir le consentement du client, l'intégrité du document, la piste de vérification et la sauvegarde d'informations confidentielles sur les clients.
HCI a approuvé la Signature électronique DocuSign («DocuSign») et les politiques et procédures suivantes pour garantir que les exigences ci-dessus sont respectées lors de l'obtention de signatures électroniques sur les documents des clients:
- Toutes les communications fournissant aux clients des mots de passe pour accéder aux documents envoyés pour signature électronique par DocuSign doivent être fournies au
client verbalement, par courrier électronique sécurisé en utilisant les adresses électroniques @hubcapital.ca ou par texto;- Une attention particulière est requise lors de la création de mots de passe uniques pour chaque client afin d'assurer la protection des informations confidentielles des clients et la robustesse des mots de passe;
- Les mots de passe ne doivent pas contenir d'informations identifiables, à savoir le nom du client, l'identifiant du client, le NAS, etc.;
- Un nouveau mot de passe est requis pour chaque document ou ensemble de documents nécessitant la signature électronique d'un client;
- Les clients ne seront pas tenus de signer des documents par voie électronique; cependant, en choisissant l'option de signature électronique, ils consentiront à signer le ou les documents par voie électronique et à recevoir les informations de communication par voie électronique dans le cadre du processus de livraison de document DocuSign;
- Les documents doivent être dûment remplis avant de les envoyer au(x) client(s) pour signature électronique, avec le client principal désigné comme premier signataire suivi de tout co-client signataire ou signataire supplémentaire sur le compte. La PA est le dernier signataire, ce qui est important, car il donne à la PA la possibilité de réviser et de signer le document avant de terminer le processus de signature électronique et le traitement ultérieur du document;
- Les clients doivent recevoir une copie dûment signée de tout document signé électroniquement;
- La documentation signée à l'aide de signatures électroniques doit inclure le certificat d'achèvement pour être considérée en bonne et due forme;
- La documentation signée à l'aide de signatures électroniques, dont le certificat d'achèvement, doit être téléchargée dans le dossier du client.
Les signatures électroniques sont autorisées sur tous les formulaires d'opération et de transaction de compte HCI, à l'exception du formulaire Bien connaître son client initial pour un nouveau client. Les formulaires des sociétés de fonds peuvent également être remplis en utilisant la signature électronique autorisée par chaque société de fonds.
Cheryl Hamilton
Vice-présidente gestion des risques et chef de la conformité
