L’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels (ACFM) a produit un important bulletin concernant la falsification de signature sur les documents des clients (c.‐à‐d. les formulaires CVC, les formulaires de transactions et les chèques). Le présent bulletin explique la falsification de signature qu’il définit comme suit, sans s’y limiter :
- signer le nom d’un client sur un document;
- demander à un client de signer un document vierge ou rempli en partie (appelé « formulaire présigné »);
- photocopier, découper ou coller un document, ou utiliser du correcteur pour réutiliser une signature;
- modifier tout renseignement sur un document signé, sans demander au client d’approuver la modification en apposant ses initiales.
Le document que signe le client doit être intégral et dûment rempli, c’est‐à‐dire que l’on ne peut lui remettre seulement la ou les pages qu’il doit signer, mais bien toutes les pages du document. Le client doit initialiser toutes les corrections apportées au document après qu’il l’aura signé.
Considérant la falsification de la signature d’un client comme une faute grave, l’ACFM fait remarquer que ses comités d’audition ont toujours condamné les fautifs dans les causes du genre et qu’elle imposera de lourdes amendes aux contrevenants.
HUB Capital inc. interdit formellement l’utilisation de formulaires présignés et la falsification de signature, mais accepte tout de même les autorisations d’opérations limitées (AOL) dans l’unique but de faciliter l’exécution des transactions en évitant aux représentants de toujours demander sa signature au client. (Consultez le document APA‐0066 qui interdit l’utilisation de formulaires présignés.) Il importe de souligner que pour utiliser une AOL, un représentant doit indiquer sur le formulaire de transaction l’heure et la date de son entretien avec le client et le moyen utilisé pour l’informer, et lui demander de confirmer sa compréhension de tous les frais et commissions. Le représentant conserve également les notes prises pendant la conversation dans le dossier du client.
Si HCI observe un cas de falsification de signature ou d’utilisation de formulaire présigné, elle examinera les dossiers d’autres clients pour repérer d’éventuelles irrégularités de même nature. Elle signalera également tout cas du genre à l’ACFM au moyen du système METS, peu importe le nombre de clients et d’occurrences.
Voici des exemples de falsification de signature observés au cours des examens de conformité :
- Un client rachète des titres d’une société pour en réinvestir le produit dans plusieurs autres sociétés de fonds. On lui fait signer un formulaire vierge pour ensuite le photocopier et indiquer les directives d’investissement propres à chaque achat sur les copies portant sa signature.
- On fait parvenir à un client un formulaire CVC où il manque toutefois l’objectif et l’horizon de placement ainsi que la réponse aux questions sur la lutte contre le blanchiment d’argent et les personnes exposées politiquement. Le client signe le formulaire et le transmet au représentant par courriel, qui ajoute les renseignements manquants par la suite sans que le client les initialise. Un client signe un formulaire de transaction comprenant des directives sur différents changements à apporter à son portefeuille. Plus tard, le représentant se rend compte qu’un des titres visés n’appartient plus au client. Incapable d’exécuter cette transaction, il raye alors cette opération et exécute les autres sans que le client initialise la modification.
- Un client signe le formulaire de demande de transaction d’une société de fonds où il manque les frais d’acquisition du fonds visé. On ajoute plus tard les frais d’achat et de rachat sur le formulaire signé sans que le client les initialise.
- Sur une demande déjà signée, on change le code d’un fonds, ce qui remplace des frais de rachat par des frais d’achat (sans autre changement au fonds concerné) sans que le client initialise la modification.
N’oubliez pas qu’il revient à chaque représentant de veiller à ce que tout son personnel de soutien (assistants et administrateurs) respecte ces politiques.
Vous trouverez ci‐joint le bulletin de l’ACFM et le texte de sa présentation portant sur la falsification de signature, webdiffusée le 5 octobre 2015. Veuillez en prendre connaissance en même temps que le document APA‐0066 qui interdit l’utilisation de formulaires présignés.
Pour toute question, veuillez communiquer avec votre agent de conformité régional ou directeur de succursale.