NOUVEAU FORMULAIRE CVC AVEC HUB TODAY ET REPVISION
 
Nous vous demandons d’utiliser désormais la plus récente version du formulaire CVC générée par RepVision ou accessible sur Hub Today, dans l’onglet « Forms » de la section « Compliance ». Merci de détruire toute autre version du formulaire en votre possession, qu’il s’agisse d’un exemplaire vierge sur papier ou d’une copie électronique (PDF). 
 
 
LACUNES CVC COURANTES ET PRATIQUES EXEMPLAIRES
 
L’élaboration de politiques, de procédures et de pratiques exemplaires respectueuses de la réglementation gouvernementale, de nos propres statuts et des besoins professionnels de nos conseillers est une des principales responsabilités du Service de la conformité. À ce titre, et comme la saison des régimes d’épargne retraite est à nos portes, il nous paraît avisé de revenir sur quelques lacunes courantes de la collecte des renseignements CVC et de rappeler certaines pratiques exemplaires à l’égard de celle‐ci. 
 
La connaissance de votre client (CVC) est la pierre angulaire de votre relation avec lui. Si vous ignorez ses besoins, comment pourrez‐vous l’aider à planifier ses placements et sa retraite? Votre responsabilité fondamentale de conseiller consiste à vous assurer que chacun de vos ordres et chacune de vos recommandations convient au client et respecte à la fois ses objectifs et son niveau de tolérance au risque. Vous pourrez seulement y arriver si vous disposez de renseignements CVC complets, précis et à jour :

 

  • au moment d’ouvrir tout compte;
  • avant toute transaction au nom d’un client;
  • lors du transfert de tout actif d’un client depuis une autre institution financière ou un autre conseiller de Hub Capital.
Parallèlement, vous êtes aussi responsable de connaître vos produits et de limiter vos recommandations à tout client à ceux qui respectent son profil d’investisseur et les renseignements CVC que vous avez recueillis à son sujet.
 
 
LACUNES COURANTES

 

  • Mise à jour des renseignements CVC à chaque transaction. Vous devez demander au client si sa situation a changé de façon significative. La plupart des clients planifient à long terme et reviennent rarement sur leurs objectifs ou leur niveau de tolérance au risque, par exemple, à moins de passer à un nouveau stade de leur planification ou de devoir composer avec un imprévu de taille (perte d’emploi, divorce, maladie, etc.).Mise à jour des renseignements CVC en cas de révision des objectifs ou de la tolérance au risque afin que le portefeuille ou la répartition des placements respecte la nouvelle donne. Le portefeuille doit refléter les renseignements CVC et le profil d’investisseur livrés par le client. Nous savons qu’un client peut payer cher la perte de vue de ses objectifs et de son seuil de tolérance au risque. Son portefeuille peut même finir par ne plus correspondre à son profil ni à ses renseignements CVC. Pour éviter d’avoir à multiplier les ajustements mineurs au niveau de tolérance au risque du client à chaque fluctuation du marché, on peut admettre que jusqu’à 10 % des placements dépassent le niveau de tolérance inscrit au profil d’investisseur. En vertu de cette règle, il est acceptable qu’un client dont les renseignements CVC commandent des placements axés à 50 % sur la croissance et à 50 % sur le revenu possède des placements axés à 60 % sur la croissance et à 40 % sur le revenu. Notons toutefois que l’écart de 10 % concerne seulement un niveau de tolérance au risque dûment inscrit sur le formulaire de renseignements CVC d’un client. Ainsi, un client ne peut pas posséder jusqu’à 10 % de placements à volatilité moyenne à élevée ou élevée si ses renseignements CVC prescrivent une volatilité moyenne à 100 %.
 
Si le niveau de tolérance au risque indiqué est extrêmement précis et correspond en tous points aux placements du client, c’est peut‐être que cette question a fait l’objet d’une réflexion insuffisante. Par exemple, un profil indiquant des niveaux de tolérance de 23, 46 et 31 % aux degrés de risque faible, modéré et élevé respectivement ne reflète probablement pas la juste tolérance au risque du client, car il serait étonnant qu’un plan à long terme soit aussi précis sur cette question. En revanche, des niveaux de tolérance de l’ordre de 33, 33 et 34 % des trois degrés de risque seraient raisonnables.

 

  • Modification des renseignements CVC non paraphée ou datée par le client. Le client doit valider par ses initiales et dater toute modification à ses renseignements CVC, et recevoir une copie du formulaire CVC à jour.
  • Dépôt d’un formulaire CVC incomplet. Il manque souvent des renseignements CVC nécessaires pour déterminer l’adéquation d’un placement ou répondre aux exigences de la LBA et de la FACTA en matière d’ouverture de compte.
  • Formulaire CVC non daté par le client. Le client doit dater le formulaire CVC au moment de le signer. Le conseiller doit s’abstenir de dater lui‐même le formulaire; s’il le fait, le document risque d’être traité comme un formulaire présigné. L’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels a fait état d’un certain nombre d’infractions à cet égard.
  • Aucune trace d’examen d’adéquation ni d’acceptation des frais concernant le transfert d’un actif depuis une autre institution financière ou un autre conseiller de Hub Capital. Absence de notes détaillées ou de toute autre trace indiquant un examen de l’adéquation du changement.
  • Aucune validation des frais d’acquisition reportés ou de tout autre coût imputable aux demandes de transfert (T2033, T2151, etc.). La documentation déposée ne mentionne pas l’accord du client aux frais imputables à un transfert d’actif ou aux nouveaux frais d’acquisition ni la divulgation de tout nouveau type de commission à payer au conseiller.
 
LES PRATIQUES EXEMPLAIRES

 

  • Rencontrer le client chaque année pour réviser son portefeuille et décider si des changements à sa situation justifient une mise à jour de ses renseignements CVC.
  • Tenir une discussion approfondie au sujet des renseignements CVC avec le client et réfléchir à la pertinence de recourir à un questionnaire pour simplifier la collecte et la consigne de ses renseignements CVC. Si possible, rencontrer le client en personne et l’interroger à fond pour l’aider à bien comprendre la nature de ses besoins et de ses objectifs en matière de placement. Conserver toutes les notes de ses discussions avec le client pour montrer comment ce dernier a pris ses décisions concernant sa tolérance au risque, ses objectifs et son horizon de placement.
  • Avant de choisir un produit, il est sage de bien distinguer les objectifs de placement de la tolérance au risque. On doit examiner tout produit intéressant pour s’assurer qu’il va dans le sens des objectifs d’un client et, le cas échéant, on doit l’évaluer du point de vue de sa volatilité pour s’assurer qu’il se situe en deçà du seuil de tolérance au risque du client.
  • Avant de finaliser toute transaction, il faut demander au client si ses renseignements CVC ont changé. Il est peu probable que le client déroge à ses objectifs ou à son niveau de tolérance au risque en conséquence de cet échange. Si la répartition de l’actif laisse à désirer par rapport aux objectifs et à la tolérance du client, il faut proposer à ce dernier de rééquilibrer son portefeuille pour l’aligner le mieux possible sur son horizon de placement et dans le respect de son seuil de tolérance. Le client pourrait opter pour conserver son portefeuille tel quel. Le cas échéant, le conseiller doit préparer des notes explicatives détaillées à ce sujet. Ce choix du client sera sans effet sur le seuil de tolérance au risque et les objectifs de placement qu’il a établis.
  • Si une mise à jour des renseignements CVC s’impose, saisir les nouveaux renseignements dans le système informatique avant de faire toute transaction pour éviter tout retard et toute procédure de vérification inutiles. La mise à jour des renseignements CVC doit se faire au minimum une fois tous les trois ans. Le dossier d’un client doit conserver la trace de chaque tentative faite par le conseiller pour entrer en contact avec lui afin d’organiser une rencontre de révision du portefeuille ou de mise à jour des renseignements CVC. À défaut d’obtenir une réponse d’un client, le conseiller doit lui écrire pour lui demander de prendre lui‐même contact en vue d’organiser une rencontre.
  • Tenir ses dossiers avec professionnalisme. Les notes y sont complètes, à jour, exactes et cohérentes. Le conseiller doit conserver toute note relative aux renseignements CVC et tout document relatif aux transactions pour, en cas de pépin, faciliter la documentation d’une situation concernant l’un ou l’autre de ces sujets. Cette pratique éclairera les choses pour le client en plus d’aider l’ACR ou le directeur de succursale à comprendre de quoi il en retourne exactement.
 
Pour toute question ou demande de précisions, communiquez avec votre agent de conformité régional ou le directeur de votre succursale.