L’ACFM a récemment terminé son audit de nos pratiques de ventes pour 2016, et nous sommes heureux d’annoncer que ses résultats confirment l’excellence de vos relations avec vos clients et la force de notre réseaude soutien et de supervision. Nous tenons cependant à vous rappeler les bonnes pratiques suivantes, que nous vous demandons d’intégrer à vos activités. 1. Déclaration de vos activités commerciales externes (ACE) et du nom de l’entité concernée

 

Il est essentiel de déclarer à vos clients toute ACE, ainsi que le nom de l’entité pour le compte de laquelle vous réalisez ladite ACE, lors de la création d’un formulaire CVC ou sa mise à jour.

 

Voici quelques exemples :

 

Activité Entité

Agent d’assurance vie autonome Travailleur autonome

Agent d’assurance vie employé d’une agence     

Nom de l’agence

Agent en prêt hypothécaire Nom de la société de courtage hypothécaire

Autre Nom de l’entité concernée

 

 

2. Falsification de signature et utilisation d’un formulaire présigné ou partiellement rempli

(Voir le Bulletin de conformité n° 2015‐05 Falsification de signature ‐ Bulletin sur la lutte contre la fraude de l’ACFM n° 0661‐E)

 

Souvenez‐vous que le document que signe un client doit être intégral et dûment rempli : il faut lui remettre toutes les pages du document, et pas seulement celles qu’il doit signer. De plus, le client doit parapher et dater toutes les corrections apportées au document après qu’il l’aura signé.

 

Voici des exemples de falsification de signature observés au cours des examens de conformité :

 

1. Un client rachète des titres d’une société pour en réinvestir le produit dans plusieurs autres sociétés de fonds. On lui fait signer un formulaire vierge pour ensuite le photocopier et indiquer les directives d’investissement propres à chaque achat sur les copies portant sa signature.

 

2. On fait parvenir à un client un formulaire CVC où il manque toutefois l’objectif et l’horizon de placement ainsi que la réponse aux questions sur la lutte contre le blanchiment d’argent et les personnes exposées politiquement. Le client signe le formulaire et le transmet au représentant par courriel, qui ajoute les renseignements manquants par la suite sans que le client les initialise.

 

3. Un client signe un formulaire commercial comprenant des directives sur différents changements à apporter à son portefeuille. Plus tard, le représentant se rend compte qu’un des titres visés n’appartient plus au client. Incapable d’exécuter cette transaction, il raye alors cette opération et exécute les autres sans que le client initialise la modification.

 

4. Un client signe le formulaire de demande de transaction d’une société de fonds où il manque les frais d’acquisition du fonds visé. On ajoute plus tard les frais d’achat et de rachat sur le formulaire signé sans que le client les initialise.

 

5. Un client signe un formulaire de transfert où le champ censé contenir les instructions de placement à suivre une fois les fonds arrivés à l’institution réceptrice est vide. Ces instructions figurent sur le formulaire de demande de transaction de la société de fonds. Au moment de la signature, le formulaire de transfert est réputé partiellement complété. Si vous ne souhaitez pas inclure d’instructions de placement directement surle formulaire de transfert, inscrivez une note du style « Voir le formulaire de demande » ou « Voir la fiche d’ordre HCI » dans le champ prévu à cet effet.

 

Veuillez prendre le temps de passer ces communications en revue et de vous assurer que tous les documents sont complets et entièrement remplis avant de les soumettre au client pour signature. À la découverte d’un formulaire présigné par un client, Hub Capital imposera, en plus de toute sanction prévue par la réglementation en vigueur, une amende minimale de 2 500 $, une supervision stricte et d’autres sanctions pouvant aller jusqu’au licenciement du conseiller en infraction.

 

 

3. Remise du document d’information sur la relation (nouveau client et mise à jour du formulaire CVC) et de copies de chaque document

 

Souvenez‐vous qu’en vertu des politiques de HUB Capital et des exigences réglementaires en vigueur, vous devez remettre le formulaire CVC, ses mises à jour, les documents commerciaux, toute déclaration, les autorisations limitées, etc. dans leur intégralité (p. ex. les sept pages du formulaire CVC et de ses mises à jour, le recto et le verso des documents commerciaux et des autres documents comportant des renseignements importants au verso, etc.) à votre client.

 

 

4. Frais de rachat – horizon de rachat inférieur au barème et client de 65 ans ou plus

 

Il est généralement déconseillé de vendre un fonds assorti de frais de rachat à un client qui entend le racheter avant le délai prévu au barème ou est âgé de 65 ans ou plus. Moyennant la signature d’une déclaration, HCI autorise toutefois l’achat d’une participation suffisante pour couvrir un rabais de commission sur le transfert de fonds à partir d’une autre institution. HCI exige alors que les personnes approuvées utilisent autant que possible la version à frais réduits du fonds lorsqu’ils offrent un rabais à un client de 65 ans ou plus ou dont l’horizon de rachat est inférieur au barème des frais de rachat. Dans un tel cas, le montant de la participation au fonds à frais réduits doit être égal au montant nécessaire pour couvrir le coût réel du rabais de commission, et l’excédent est

placé dans la version avec frais initiaux du fonds.

 

 

5. Approbation du contenu initial et des modifications des publicités, bulletins d’information, sites Web, publications sur LinkedIn et dans d’autres médias sociaux

 

En vertu des politiques de HUB Capital et des exigences réglementaires en vigueur, vous devez faire approuver toute communication publicitaire ou commerciale avant sa publication. Cela inclut toute publication imprimée, en ligne et dans les médias sociaux (sites Web, LinkedIn, Facebook, etc.). Il va sans dire que toute modification à un tel contenu approuvé doit aussi l’être. En outre, les personnes autorisées à vendre des produits d’assurance vie ou à exercer des ACE doivent faire approuver le contenu des sites Web de ces ACE. Veuillez toujours vous assurer d’avoir les approbations requises avant de publier tout contenu.

 

Nous vous remercions une fois de plus pour votre diligence et la qualité de votre travail et vous enjoignons de communiquer avec votre agent de conformité régional pour toute question à propos du présent bulletin.