Exemples de falsification de signature dans l’avis de l’ACFM :
- demander à un client de signer un document vierge ou rempli en partie (« formulaire présigné »);
- demander à un client de signer de multiples formulaires pour transactions futures;
- signer le nom d’un client sur un document;
- faire un copier-coller ou une photocopie ou se servir de correcteur liquide sur un document pour « réutiliser » une signature;
- modifier ou corriger tout élément d’un document signé, sans demander au client d’apposer ses initiales en guise d’approbation;
- effacer au correcteur liquide des directives pour les remplacer par de nouvelles sur un formulaire signé.
Le formulaire que signe le client doit être intégral et dûment rempli, c’est-à-dire que l’on ne peut lui remettre seulement la ou les pages qu’il doit signer, mais bien l’ensemble du document. Le client doit inscrire ses initiales et la date pour approuver toutes les corrections apportées au document après sa signature.
HUB Capital inc. interdit formellement la falsification de signature et l’utilisation de formulaires présignés. En cas de falsification de signature ou d’utilisation de formulaire présigné, elle examinera les dossiers d’autres clients pour repérer d’éventuelles irrégularités de même nature. Elle signalera également tout cas du genre à l’ACFM au moyen du système METS, peu importe le nombre de clients et d’occurrences.
Voici des exemples de falsification de signature observés au cours des examens de conformité :
- Un client rachète des titres d’une société pour en réinvestir le produit dans plusieurs autres sociétés de fonds. On lui fait signer un formulaire vierge pour ensuite le photocopier et indiquer les directives de placement propres à chaque achat sur les copies portant sa signature.
- On fait parvenir à un client un formulaire CVC où il manque toutefois l’objectif et l’horizon de placement ainsi que la réponse aux questions sur la lutte contre le blanchiment d’argent et les personnes exposées politiquement. Le client signe le formulaire et le transmet au représentant par courriel, qui ajoute les renseignements manquants par la suite sans que le client appose ses initiales.
- Un client signe un formulaire commercial comprenant des directives sur différents changements à apporter à son portefeuille. Plus tard, le représentant se rend compte qu’un des titres visés n’appartient plus au client. Incapable d’exécuter cette transaction, il raye alors cette opération et exécute les autres sans que le client appose ses initiales.
- Un client signe le formulaire de demande de transaction d’une société de fonds où il manque les frais d’acquisition du fonds visé. On ajoute plus tard les frais d’achat et de rachat sur le formulaire signé sans que le client appose ses initiales.
- Un client signe un formulaire de transfert où le champ censé contenir les directives de placement à suivre une fois les fonds arrivés à l’institution réceptrice est vide. Ces directives figurent sur le formulaire de demande de transaction de la société de fonds. Au moment de la signature, le formulaire de transfert est réputé partiellement complété. Si vous ne souhaitez pas inclure de directives de placement directement sur le formulaire de transfert, inscrivez une note du style « Voir le formulaire de demande » ou « Voir la fiche d’ordre HCI » dans le champ prévu à cet effet.
Considérant la falsification de signature comme une faute grave, l’ACFM imposera à la plupart des contrevenants des sanctions disciplinaires, notamment des amendes et la suspension de l’enregistrement en tant que conseiller en fonds communs de placement.
Les représentants peuvent notamment se servir de l’autorisation d’opérations limitées (« AOL ») pour gérer ce type de situations. HUB Capital accepte ces AOL dans l’unique but de faciliter l’exécution des transactions en évitant aux représentants de toujours demander sa signature au client. Il importe de souligner que pour utiliser une AOL, un représentant doit indiquer sur le formulaire commercial l’heure et la date de son entretien avec le client et le moyen utilisé pour l’informer, et lui demander de confirmer sa compréhension et son acceptation de tous les frais et commissions. Le représentant conserve également les notes prises pendant la conversation dans le dossier du client. Des modèles d’AOL sont disponibles sur HUBlink, dans la section « Formulaires » sous HUB Capital. Ces modèles indiquent les renseignements à consigner concernant les discussions avec les clients quand on utilise une AOL pour une transaction. HCI recommande l’utilisation des AOL autant que possible.
N’oubliez pas qu’il revient à chaque représentant de veiller à ce que tout son personnel de soutien (assistants et administrateurs) respecte ces politiques.
Une copie de l’avis révisé de l’ACFM est jointe au présent bulletin. Veuillez le lire attentivement et vous assurer que tous les documents sont complets et dûment remplis avant de les faire signer par le client. Assurez-vous également de demander au client d’apposer ses initiales et la date pour autoriser les modifications à tout formulaire qu’il a déjà signé.
Si elle découvre un formulaire présigné ou n’importe quelle autre forme de falsification de signature, HUB Capital imposera, en plus de toute sanction prévue par l’ACFM, une amende minimale de 2 500 $, une supervision stricte ou la suspension de l’enregistrement du représentant.
Pour toute question sur le présent bulletin, veuillez vous adresser à votre agent de conformité régional ou à votre directeur de succursale.