Le présent bulletin de conformité rappelle aux personnes autorisées leurs obligations en vertu des politiques et procédures de HUB Capital, des règles de l’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels (ACFM), des lois provinciales sur les valeurs mobilières et du Règlement 33‐109 sur les renseignements concernant l’inscription d’aviser HUB Capital dans les cinq jours ouvrables de toute modification aux renseignements présentés antérieurement à la Banque de données nationale d’inscription (BDNI).
HCI a mis en place des procédures et des contrôles, notamment le questionnaire de fin d’année pour le renouvellement de l’inscription et l’examen du dossier permanent des personnes autorisées (formulaire 33‐109F4) dans le cadre de son programme d’examen des succursales. Or, nous découvrons encore des modifications aux renseignements qui auraient dû lui être signalées dans les cinq jours ouvrables ou, dans le cas d’activités commerciales externes, qui auraient dû être préalablement approuvées, mais qui ne l’ont pas été dans les délais prescrits. Nous avons récemment reçu une lettre de la Commission des valeurs mobilières de l’Ontario (« CVMO ») nous signalant que nous avions déposé en retard à 17 reprises des modifications à l’emploi et aux activités commerciales externes en 2016. Après vérification, nous avons noté que la majorité de ces soumissions découlaient de modifications à l’inscription faites après l’examen du formulaire 33‐109F4 (dossier de la BDNI) de la personne autorisée au moment de l’examen annuel. La CVMO a rappelé à HCI ses obligations et exigé de savoir quels moyens celle‐ci entendait prendre pour lui communiquer les renseignements pertinents dans les cinq jours ouvrables.
Conformément à la Politique 1.1.2(a) 5 de HCI, la personne autorisée doit fournir dans les délais prescrits tous les renseignements qui la concernent.
Elle est tenue de signaler dans les cinq (5) jours ouvrables toute modification aux renseignements personnels applicables aux situations suivantes :
HCI a mis en place des procédures et des contrôles, notamment le questionnaire de fin d’année pour le renouvellement de l’inscription et l’examen du dossier permanent des personnes autorisées (formulaire 33‐109F4) dans le cadre de son programme d’examen des succursales. Or, nous découvrons encore des modifications aux renseignements qui auraient dû lui être signalées dans les cinq jours ouvrables ou, dans le cas d’activités commerciales externes, qui auraient dû être préalablement approuvées, mais qui ne l’ont pas été dans les délais prescrits. Nous avons récemment reçu une lettre de la Commission des valeurs mobilières de l’Ontario (« CVMO ») nous signalant que nous avions déposé en retard à 17 reprises des modifications à l’emploi et aux activités commerciales externes en 2016. Après vérification, nous avons noté que la majorité de ces soumissions découlaient de modifications à l’inscription faites après l’examen du formulaire 33‐109F4 (dossier de la BDNI) de la personne autorisée au moment de l’examen annuel. La CVMO a rappelé à HCI ses obligations et exigé de savoir quels moyens celle‐ci entendait prendre pour lui communiquer les renseignements pertinents dans les cinq jours ouvrables.
Conformément à la Politique 1.1.2(a) 5 de HCI, la personne autorisée doit fournir dans les délais prescrits tous les renseignements qui la concernent.
Elle est tenue de signaler dans les cinq (5) jours ouvrables toute modification aux renseignements personnels applicables aux situations suivantes :
- changement d’adresse ou de nom
- faillite, saisie, cession volontaire ou toute autre forme d’insolvabilité, ou encore toute proposition associée
- poursuite ou plainte relative ou non à ses activités professionnelles
- accusations au pénal
Elle doit en outre :
- fournir au personnel de HCI tous les renseignements nécessaires pour que cette dernière puisse exercer ses activités de manière opportune et rigoureuse;
- rendre accessibles ses dossiers pendant les vérifications régulières de la conformité;
- aviser immédiatement un membre de la conformité dès qu’elle a vent d’une poursuite ou
plainte potentielle d’un client.
L’obligation d’approbation préalable des activités commerciales externes permet au personnel de HCI et des autorités provinciales en valeurs mobilières de déterminer si celles‐ci sont acceptables, si elles soulèvent des conflits d’intérêts ou s’il faut ajouter des conditions à l’inscription de la personne autorisée. Le dépôt en retard des renseignements entrave la capacité du personnel de veiller à la protection des investisseurs. On entend par activité commerciale externe toute activité rémunérée ou non exercée sans lien avec le courtier membre par une personne autorisée :
- pour laquelle cette personne reçoit ou s’attend à recevoir une rémunération ou un paiement, une compensation, une contrepartie ou un autre avantage direct ou indirect;
- impliquant un dirigeant ou un administrateur ou toute personne occupant un poste équivalent; ou
- impliquant une personne en position d’influence.
Le défaut de signaler dans les délais prescrits des modifications à son inscription peut entraîner des amendes réglementaires, des sanctions disciplinaires ou des mesures d’application de la loi en cas d’activités commerciales externes non déclarées.
Toute personne autorisée qui aurait omis de communiquer des modifications à son inscription ou voudrait vérifier les renseignements à son dossier dans la BDNI est priée de communiquer immédiatement avec l’agent de conformité de sa région ou le directeur de sa succursale.
Il est primordial de signaler rapidement toute modification à son inscription et de demander l’approbation préalable de toute activité commerciale externe pour respecter ses obligations à titre de personne inscrite et permettre à HCI de respecter les siennes en tant que courtier.
Toute personne autorisée qui aurait omis de communiquer des modifications à son inscription ou voudrait vérifier les renseignements à son dossier dans la BDNI est priée de communiquer immédiatement avec l’agent de conformité de sa région ou le directeur de sa succursale.
Il est primordial de signaler rapidement toute modification à son inscription et de demander l’approbation préalable de toute activité commerciale externe pour respecter ses obligations à titre de personne inscrite et permettre à HCI de respecter les siennes en tant que courtier.