Compte tenu des progrès technologiques et du désir de certains conseillers de gérer les documents des clients par voie électronique, nous sommes heureux d'annoncer qu'à compter d'aujourd'hui, les conseillers de HCI peuvent choisir de conserver les dossiers des clients soit physiquement, soit électroniquement, comme indiqué ci-dessous.

Conformément aux politiques et procédures de HCI et aux exigences réglementaires (ACFM, AML, confidentialité, etc.), les fichiers clients doivent être protégés, inchangés, récupérables et ils doivent enregistrer avec précision les discussions, communications, divulgations et transactions des clients.

HCI recommande la meilleure pratique qui consiste à maintenir des fichiers physiques qui incluent la documentation originale du client. Par contre, si vous envisagez des fichiers électroniques, nous vous suggérons de considérer les procédures et risques suivants:

PROCÉDURES

• Le format de conservation des fichiers (fichiers clients électroniques vs fichiers clients physiques) doit s'appliquer à tous les fichiers clients
• Les dossiers des clients doivent inclure des copies de tous les documents, y compris: ouverture de compte, Bien connaître son client, documents commerciaux, documents de divulgation, autorisation limitée, recommandations, communications des clients par courriel, télécopies, notes, etc.
• Les images électroniques doivent être exactement identiques à l'original
• Toutes les zones d'informations requises doivent être lisibles, c'est-à-dire sans bavures, décoloration, zones sombres, etc.
• Les dossiers des clients doivent être exacts, clairement étiquetés et facilement accessibles à la sous-succursale / succursale
• Les dossiers électroniques des clients doivent être stockés et sauvegardés dans des environnements sécurisés au Canada

RISQUES

• Coûts pour réduire une cyberattaque compromettant les informations confidentielles des clients
• Les exigences réglementaires en matière de rapports sur les attaques de cybersécurité et / ou les atteintes à la vie privée et les mesures d'application potentielles
• La destruction du document original peut augmenter le risque réglementaire et / ou civil si l'authenticité d'un document est remise en question. Par exemple, si un client prétend qu'un document n'a pas été signé par lui et que l'original en fournirait la preuve, vous pourriez ne pas être en mesure de défendre une réclamation et / ou vous exposer à des mesures réglementaires qui auraient pu être évitées.

Cordialement,

Cheryl Hamilton
Vice-présidente gestion des risques et chef de la conformité