Compte tenu de l’incertitude entourant le coronavirus (COVID-19) et des recommandations visant à éviter tout contact en personne, veuillez consulter les renseignements et les conseils importants mis en place pour vous aider à traiter avec les clients à distance.
1. Comment puis-je mener des activités pour le compte d’un client sans contact direct?
- Utilisez les autorisations limitées avec les notes appropriées sur les instructions du client, la date, l'heure et la méthode reçues
- Pour les RER autogérés B2B existants, les comptes ouverts et basés sur les frais tiennent des notes appropriées sur les instructions, la date et l'heure du client et la méthode de réception des instructions.
- Étant donné les défis actuels posés par la COVID-19, et pour ce moment seulement, l'ACFM autorise les courtiers à permettre aux conseillers d'agir comme si une autorisation limitée était au dossier. Cela signifie que les conseillers doivent suivre les mêmes politiques et procédures que celles qui sont en place pour les transactions avec AL ou prête-nom. Les conseillers sont tenus de conserver des notes appropriées sur les instructions, la date et l'heure du client et la méthode de réception des instructions. HUB avisera les conseillers lorsque ces mesures spéciales ne seront plus en place; cependant, nous encourageons les conseillers à avoir des AL pour le plus grand nombre de clients possible.
- Les instructions d’un client reçues par courriel qui n'ont pas été discutées précédemment doivent être confirmées par téléphone par le client avant la transaction.
- Faites livrer les documents de transaction par messager ou par la poste pour l’exécution et le retour
- Livrez vos documents personnellement sans rencontrer les gens en personne et prenez des dispositions pour les récupérer une fois signés
2. Ce qui ne peut PAS être fait sans une signature originale du client
- Changement de compte bancaire
- Changement d'adresse
- Changement de nom
- Changement de bénéficiaire
- Rachats à un tiers
3. Comment puis-je effectuer les mises à jour de Bien connaître son client pour mes clients existants sans contact direct
- Complétez la mise à jour de Bien connaître son client par téléphone avec le client
- Notez l'heure et la date de la conversation téléphonique et conservez des notes détaillées de l'appel et de la discussion qui a eu lieu concernant les buts et les objectifs, la tolérance au risque, l’horizon de placement, les revenus, la valeur nette, etc.
- Une fois la mise à jour terminée, une copie de Bien connaître son client doit être fournie au client par courrier électronique sécurisé, messager ou par la poste avec une note indiquant que le client doit vous contacter en cas de questions ou si les informations recueillies sur Bien connaître son client ne sont pas exactes (conserver la preuve de cela dans le dossier)
4. Comment puis-je remplir un formulaire Bien connaître son client et identifier de nouveaux clients sans contact direct
- Utilisez un programme de médias sociaux, c'est-à-dire Facetime, Zoom, etc. pour avoir une session vidéo avec le client potentiel et enregistrer la session si possible
- Terminez le processus Bien connaître son client avec le client en notant l'heure, la date et le lieu de la session de vidéobavardage sur le document Bien connaître son client
- Demandez au client de tenir son permis de conduire ou toute autre pièce d'identité avec photo acceptée afin que vous puissiez voir clairement les détails, dont la date de naissance, la date d'expiration, la photo, etc. Demandez au client de vous envoyer une photo du document par courriel sécurisé ou autre méthode de livraison sécurisée. Remarque: La méthode à double processus peut également être utilisée pour vérifier l'identité d'une personne (voir les directives ci-jointes sur la méthode à double processus)
- Fournissez au client une copie de Bien connaître son client par courrier électronique sécurisé, messager ou par la poste avec une note indiquant que le client doit vous contacter en cas de questions ou si les informations recueillies sur Bien connaître son client ne sont pas exactes (conservez la preuve de cela dans le dossier)
- Demander au client de signer physiquement Bien connaître son client lors de la première rencontre en personne
- Toutes les précautions doivent être prises pour confirmer l'identité d'un nouveau client. Méfiez-vous des fraudeurs. Si vous n’avez pas été recommandé au client par une source crédible que vous avez confirmée, demandez-lui pourquoi il a choisi de vous contacter.
5. En tant que conseiller de HUB Capital, suis-je obligé de rencontrer un client?
- Les conseillers ne sont pas obligés de mettre leur santé en danger, mais ils ont la responsabilité de répondre aux besoins de leurs clients
- Il existe un certain nombre de façons de mener vos activités pour vous assurer que vous respectez vos responsabilités et obligations
- AL avec des notes appropriées de quand, comment les instructions ont été reçues (nous ENCOURAGEONS les conseillers à avoir une AL signée dans le dossier de chaque client)
- Courriel avec confirmation des instructions données par téléphone
- Envoi de la documentation au client par messager pour signature
- Envoi de la documentation complétée par le client par messager
- Distanciation : livraison personnelle et ramassage des documents à un endroit indiqué, à une heure indiquée, etc.
6. Que se passe-t-il si je suis infecté par la COVID-19?
- Votre santé est votre préoccupation numéro un
- N'entrez pas dans un bureau de HUB, ne rencontrez pas personnellement les clients
- Contactez votre responsable régional de la conformité pour prendre des arrangements avec un autre conseiller au cas où il aurait besoin d'intervenir pour aider les clients
- Avoir un plan de relève en place
7. Méfiez-vous des éventuelles fraudes / escroqueries sur Internet au sujet de la COVID-19.
Visitez le Bulletin de l’ARC sur les fraudes liées à la COVID-19 pour plus d’informations.
Veuillez aussi lire sur la Méthode à double processus pour vérifier l'identité d'un individu.
Veuillez contacter votre responsable régional de la conformité si vous avez des questions concernant ces procédures.
Merci,
Cheryl Hamilton
Vice-présidente gestion des risques et chef de la conformité