Les NOUVELLES EXIGENCES de déclaration des CONFLITS D’INTÉRÊTS en vertu des réformes axées sur le client entreront en vigueur le 30 juin 2021. HUB Capital et ses conseillers doivent fournir des informations actualisées aux clients, y compris les activités externes et les programmes de recommandation, avant la date limite du 30 juin 2021. Veuillez noter que HUB Capital enverra une copie de l’information mise à jour sur la déclaration des conflits d’intérêts de HUB Capital avec les relevés des clients du deuxième trimestre. 

Les exigences relatives aux conflits d’intérêts des conseillers ont été couvertes en détail lors du webinaire du 25 mai 2021. Nous avons résumé vos exigences ci-dessous et nous vous fournissons la version pour conseillers de la déclaration des conflits d’intérêts qui est obligatoire pour les conseillers de HUB Capital. Vous pouvez facilement vous acquitter de vos obligations de déclaration en matière de placement et d’assurance au moyen de ce seul document qui comprend les déclarations que vous êtes tenu de faire à titre de conseiller de courtier de l’ACCFM/AMF, ainsi que d’agent d’assurance vie. 

Si vous n’avez pas été en mesure d’assister au webinaire du 3 juin 2021, vous devez obligatoirement assister à la version enregistrée et répondre au questionnaire à l’adresse suivante en cliquant ici.

Il existe deux versions du formulaire de déclaration des conflits d’intérêts pour les conseillers.

1. Le formulaire des conflits d’intérêts (déclaration générale) doit être utilisé pour la communication générale par courriel/courrier à vos clients qui doit être distribuée au plus tard le 30 juin 2021. Cliquez ici pour télécharger. (Cliquez ici pour la version anglaise)

2. Le formulaire des conflits d’intérêts (reconnaissance du client) requiert une reconnaissance du client et doit être revu en détail avec le client lors de votre prochaine réunion en personne, au téléphone ou virtuellement. Une copie de la version originale ou signée électroniquement doit être conservée dans le dossier du client pour consultation ultérieure. Cliquez ici pour télécharger. (Cliquez ici pour la version anglaise)

Cliquez ici pour savoir comment envoyer le document au format PDF.

Procédures :

1. Confirmez vos activités professionnelles externes à la liste qui vous a été fournie par le service de la conformité, que vous recevrez par un courriel distinct. Veuillez communiquer immédiatement avec votre agent de conformité régional ou votre directeur de succursale si la liste doit être modifiée.

2. Remplissez les sections des déclarations de conflits d’intérêts (versions de la déclaration générale et de l’accusé de réception du client) qui nécessitent des informations supplémentaires sur vos relations d’affaires, et notamment les autorités qui vous accordent des licences permis. Veuillez noter qu’en tant que conseiller en fonds communs de placement, vous êtes inscrit en tant que représentant de courtier auprès des organismes provinciaux de réglementation des valeurs mobilières; veuillez donc indiquer qu’il s’agit de votre inscription.

3. Distribuez le document des conflits d’intérêts (déclaration générale) à vos clients de fonds communs de placement par courriel ou par la poste d’ici le 30 juin 2021. Conserver une preuve de la distribution, c’est-à-dire un courriel ou un reçu d’affranchissement. Si vous envoyez un courriel à plusieurs clients, assurez-vous d’utiliser l’indication Déclaration du conflit d’intérêts dans la ligne objet de votre adresse de courriel @hubcapital et d’entrer les adresses de courriel des clients dans la section « Cci » à laquelle vous pouvez accéder en sélectionnant la case « À : » pour garantir la confidentialité des adresses de courriel individuelles.

Libellé du courriel :

Veuillez consulter la mise à jour de la déclaration du conflit d’intérêts que j’envoie à la suite de la nouvelle réglementation sur la réforme axée sur le client qui entrera en vigueur le 30 juin 2021 en ce qui concerne la façon dont je déclare et je gère les conflits d’intérêts de mes clients des fonds communs de placement de HUB Capital inc.  J’ai commodément inclus ces nouvelles déclarations dans ma déclaration d’assurance actualisée. 

Je vais examiner ce document en détail lors de notre prochaine réunion, mais je vous encourage à communiquer avec moi si vous avez des questions ou des préoccupations entre-temps.

J’ai hâte d’en discuter à notre prochaine réunion et je vous remercie de me donner l’occasion de vous fournir des conseils et des solutions en matière de finances, de retraite et de planification successorale.

4. Lors de la prochaine rencontre avec le client, examinez en détail le document du conflit d’intérêts (version de reconnaissance du client), répondez aux questions du client, faites signer l’accusé de réception par le client, signez le document de reconnaissance du client à titre de conseiller et conservez-en une copie dans le dossier du client pour consultation ultérieure.

5. Le document de déclaration sur les conflits d’intérêts que vous fournissez aux clients doit être revu régulièrement pour s’assurer qu’il reflète fidèlement vos contrats d’assurance et vos activités externes. Les clients doivent être avisés de toute modification importante apportée à votre déclaration.

Communiquez avec votre agent de conformité régional si vous avez des questions concernant vos exigences en matière de déclaration ou de tenue de dossiers.

Cheryl Hamilton
Vice-présidente gestion des risques et chef de la conformité