HUB Capital Inc. (« HCI ») a mis à jour son document sur les Procédures de traitement des plaintes (« PTP »). Tous les représentants en fonds communs de placement doivent commencer à utiliser la version mise à jour dès maintenant pour la remise à tous les nouveaux clients dans le cadre de l’ouverture de compte et du processus d’intégration des clients.

Ce formulaire s’ajoute à la brochure de l’OCRCVM « Comment déposer une plainte ».

De plus, une version spécifique au Québec du formulaire a été créée afin de répondre aux exigences de l’AMF. Cette version doit être utilisée uniquement pour les clients qui résident dans la province de Québec.

Mesures requises

À compter de maintenant :

  • Tous les nouveaux clients doivent recevoir le formulaire mis à jour des Procédures de traitement des plaintes dans le cadre du processus d’ouverture de compte.
  • Les représentants doivent intégrer le formulaire mis à jour des Procédures de traitement des plaintes dans leur trousse actuelle d’ouverture de compte. Pour obtenir des instructions, veuillez consulter le Bulletin de conformité no 2025-01 OCRCVM – Exigence de remise de la brochure « Comment déposer une plainte » aux nouveaux clients ou cliquez ici.
  • Utiliser la version spécifique au Québec du formulaire de PTP uniquement pour les clients résidant au Québec.
  • Veillez à ce que votre équipe et votre personnel de soutien soient informés de ces mises à jour et utilisent la version correcte de la trousse d’ouverture de compte de HCI.
  • Remarque : la version mise à jour du formulaire de PTP ainsi que la version réservée au Québec (en anglais et en français) seront téléversées dans AGORA et les deux formulaires feront désormais partie de la trousse d’ouverture de compte.

Nouveaux clients ayant ouvert un compte auprès de HUB Capital Inc. depuis le 1er janvier 2025 :

  • Les nouveaux clients ayant ouvert un compte auprès de HUB Capital après le 1er janvier 2025 pourraient ne pas avoir reçu le formulaire mis à jour de PTP.
  • Clients ayant choisi de recevoir leurs relevés par livraison électronique – HUB Capital téléversera une copie du formulaire de procédures dans le Portail client. Les représentants recevront une liste des clients qui recevront une copie électronique.
  • Clients recevant des relevés papier – Les représentants doivent remettre une copie du formulaire mis à jour de PTP uniquement au client par courriel. HUB Capital fournira aux représentants concernés une liste des clients touchés. Les représentants doivent conserver la confirmation de la remise du formulaire de PTP dans les notes du dossier de chaque client.

Accéder aux formulaires

• 🔗 Formulaire standard des Procédures de traitement des plaintes (toutes les provinces sauf le Québec)

• 🔗 Formulaire de traitement des plaintes pour les clients du Québec

Rappels

  • Ces formulaires sont requis en vertu des obligations réglementaires et font partie de notre engagement envers la transparence et la résolution efficace des plaintes.
  • Assurez-vous que toute la documentation est conservée dans le dossier du client conformément aux procédures standard.
  • N’utilisez pas de versions périmées de vos formulaires d’ouverture de compte. La version applicable, qui inclut le formulaire des Procédures de traitement des plaintes et la brochure de l’OCRCVM « Comment déposer une plainte », doit désormais être utilisée lors de l’ouverture d’un compte.

Si vous avez des questions ou avez besoin de précisions, veuillez communiquer avec votre Responsable régional de la conformité.