Lorsque la pandémie de COVID-19 a été déclarée, CANAFE a annoncé une série de mesures de soutien temporaires pour aider les entités déclarantes ayant des difficultés à respecter leurs obligations en raison de l'impact des mesures de santé publique.

Alors que CANAFE se prépare à la reprise d'un certain nombre d'activités régulières et il est important que les politiques et procédures de conformité des entités déclarantes s'alignent sur cette nouvelle normalité afin de répondre aux exigences de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et des règlements connexes.

Déclaration
Pendant la pandémie de COVID-19, les entités déclarantes ont pu continuer à utiliser les voies normales de déclaration. Si vous éprouvez des difficultés de déclaration en raison de la pandémie qui ne sont pas abordées ci-dessous, veuillez communiquer avec CANAFE par courriel à [email protected]. La boîte de réception de courriel spéciale ([email protected]) créée au début de la pandémie a été mise hors service, car elle n'est plus nécessaire.

Vérifier l'identité d'une personne, ou confirmer l'existence d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale
Des mesures robustes de vérification de l'identité des clients constituent le fondement d'un solide régime de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes (BA/FAT) afin de prévenir, de détecter et de dissuader le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes, qui menacent la sécurité nationale et compromettent l'intégrité du système financier. 

En connaissant ses clients, une entité déclarante est en mesure d'évaluer une opération proposée et de déterminer si elle correspond à ce que l'on sait de cette personne ou de cette entité, et d'évaluer s'il existe des motifs raisonnables de soupçonner un cas de blanchiment d'argent ou de financement d'activités terroristes lorsque l'opération ne correspond pas à ce que l'on attend de ce client.

La première étape pour connaître vos clients est de vérifier leur identité. À cette fin, il existe des méthodes prescrites dans le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) pour vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité. Chacune des méthodes prescrites est associée à un ensemble de critères afin de garantir que la méthode est appliquée de manière cohérente et efficace.

Vérifier l'identité d'une personne qui n'est pas physiquement présente. 
 À compter du 31 mars 2022, les mesures souples provisoires accordées aux entités déclarantes en ce qui concerne l'authentification à distance d'une pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement prendront fin. Cela signifie que les entités déclarantes seront tenues d'utiliser autre chose que le jugement humain pour authentifier un document d'identité avec photo délivré par le gouvernement lorsqu'une personne n'est pas physiquement présente. 

Conformément au Règlement, un document utilisé pour vérifier l'identité d'une personne doit être authentique, valide et à jour. Étant donné le passage à des interactions en ligne avec les clients et la prévalence des opérations à distance, il est important que les bons outils soient utilisés par une entité déclarante pour authentifier un document.

• En personne, une entité déclarante peut voir, même manipuler, le document pour en évaluer les qualités et les caractéristiques, et déterminer s'il est authentique ou non.
• À distance, une entité déclarante ne peut pas inspecter physiquement un document et doit donc trouver un autre moyen de l'authentifier. Dans ses directives, CANAFE a indiqué que les entités déclarantes doivent avoir un processus en place pour authentifier les documents, par exemple en utilisant la technologie. 
  
   

Pour de nombreuses entités déclarantes, les outils nécessaires sont déjà en place, puisque l'obligation d'authentifier le document d'identité avec photo délivré par le gouvernement est en vigueur depuis juin 2019. Toutefois, pour d'autres entités déclarantes, l'avis préalable vise à leur donner le temps nécessaire pour adapter leurs politiques et procédures, si elles choisissent de procéder avec la méthode de la pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement. Les entités déclarantes peuvent également utiliser la méthode à processus double ou du dossier de crédit pour vérifier l'identité d'une personne.

Confirmation de l'existence d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale
À compter du 1 juin 2021, les entités déclarantes qui doivent vérifier l'identité d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale sont tenues de se référer à un document authentique, valide et à jour. CANAFE s'attend à ce que les entités déclarantes qui choisissent de recevoir un document papier par télécopieur, par balayage ou par courriel aient mis en place un processus permettant de déterminer s'il est authentique, valide et à jour.  

Attentes en matière de tenue de documents et de revérification de l'identité des clients
Comme indiqué le 23 avril 2020, pour toute personne ou entité dont l'identité a été vérifiée en utilisant la mesure souple temporaire fournie, les entités déclarantes devaient :

• tenir un registre de tous les clients dont l'identité a été vérifiée au moyen de cette méthode temporaire;
• vérifier à nouveau l'identité de leurs clients conformément au Règlement suivant la levée des mesures d'éloignement physique par les autorités de santé publique.

Le CANAFE peut demander à une entité déclarante d'expliquer, lors d'un examen de conformité, les raisons pour lesquelles l'identité d'une personne n'a pas été vérifiée au moyen de méthodes approuvées.