Cette communication a pour but de vous aviser que l'ACFM effectuera un audit de la conformité des ventes de HUB Capital à compter du lundi 23 mars 2020. L’ACFM prévoit passer environ deux semaines à notre siège social et sélectionnera ensuite les succursales/sous-succursales qui feront l'objet d'un examen sur place. Les examens sur place comprendront une entrevue avec le(s) représentant(s) situé(s) des bureaux et un examen détaillé des processus, des dossiers des clients, des transactions, du matériel de communication marketing et de vente, de la présence sur les médias sociaux, des outils de vente, etc.
Nous aviserons les représentants dès que l'ACFM fournira les détails des emplacements externes sélectionnés.
L'ACFM se concentrera particulièrement sur la vraisemblance du formulaire Bien connaître son client, les transactions impliquant des personnes âgées et/ou des investissements à risque plus élevé, les prêts à effet de levier, la qualité des notes dans les dossiers, les nouveaux comptes, pour n'en nommer que quelques-uns. L'ACFM a spécifiquement demandé une liste des changements importants aux informations clés de Bien connaître son client, c'est-à-dire les connaissances en placement, le revenu, la valeur nette, les objectifs, le risque et le délai des investissements. Les délais plus longs pour les clients âgés seront également particulièrement examinés et les raisons des changements doivent être consignées dans les notes détaillées sur les clients.
L'ACFM se concentrera également sur les lacunes : les types de lacunes identifiées, les lacunes répétées et le temps qu'il faut à un représentant pour répondre et résoudre les lacunes. Cela comprend la résolution des lacunes en suspens de l'audit. Les représentants de Hub Capital devront prendre le temps, avant l'audit de l'ACFM, d’examiner leurs lacunes en suspens et de prendre des mesures pour les résoudre dès que possible.
N'oubliez pas que tous les commentaires/informations fournis dans vos réponses aux lacunes (à la fois sur RepVision ou par courriel) font partie de la piste de vérification et du dossier client permanent. Nous vous conseillons donc de garder vos réponses brèves, professionnelles et de ne traiter que la lacune identifiée.
Nous vous recommandons fortement de consulter les éléments suivants dans vos fichiers clients :
- Toutes les informations sur les fonds communs de placement sont déposées séparément des autres placements/produits détenus par le client (c.-à-d. fonds distincts / assurance et CPG) et que ces fichiers sont clairement identifiés en tant que fichiers de fonds communs de placement par rapport aux fichiers d'assurance. (Il est recommandé de conserver les dossiers de fonds communs de placement et d'assurance dans des classeurs séparés, si possible.)
- Vos fichiers sont professionnels, complets et conformes et ils ne contiennent aucun formulaire interdit présigné vierge ou partiellement rempli.
- Supprimez et archivez tous les formulaires, documents, relevés, etc. qui ont plus de 3 ans dans un fichier d'archive dans un emplacement séparé. Ces formulaires, documents, relevés doivent être conservés pendant 7 ans, mais peuvent être déplacés dans un dossier séparé et archivés dans un classeur séparé.
Cordialement,
Cheryl Hamilton
Vice-présidente gestion des risques et chef de la conformité