Conformément à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, tous les courtiers et agences doivent adopter un programme de conformité pour garantir qu’ils respectent la Loi et que leurs employés en font autant. Il vous incombe de veiller à connaître vos obligations et de mettre en place un programme adéquat.

CANAFE s’attend à trouver dans la documentation de votre programme de conformité les cinq éléments suivants garantissant le respect de vos obligations.

1. Nomination d’un agent de conformité. La personne nommée doit occuper un poste de direction dans votre bureau et être en mesure d’assumer l’entière responsabilité du programme dans sa totalité. Vous êtes propriétaire unique? Toutes nos félicitations! Vous êtes maintenant l’agent de conformité de votre organisation. 

2. Élaboration de politiques et de procédures détaillées et vérifiables de reddition de comptes et de tenue de dossiers. Approuvées par un des directeurs principaux ou les propriétaires de votre organisation, ces procédures doivent comporter suffisamment d’information sur la manière dont vous et vos employés vous présentez et rendez des comptes à CANAFE. Voici quelques-uns des éléments à inclure dans vos politiques : 

a. Comment effectuer la détermination quant aux tiers; 
b. Comment établir l’identité d’un client à distance; 
c. Comment reconnaître, enregistrer et signaler une transaction douteuse; 
d. Comment reconnaître, enregistrer et signaler une tentative de transaction douteuse; 
e. Comment gérer les transactions en espèces (votre bureau ne les accepte pas); 
f. Qu’est-ce que les biens appartenant à un groupe terroriste, qu’est-ce qui doit être signalé et à qui; 
g. Quoi verser aux dossiers-clients et à quel endroit ces renseignements sont conservés dans votre bureau; 
h. Qu’est-ce qu’un propriétaire bénéficiaire, comment en reconnaître un et à quelle fréquence vous devez vérifier cette information (tous les 2 ans); 
i. Quelles sont les exigences de documentation pour les personnes politiquement exposées et de HIO ? ; 
j. Toutes les obligations imposées par CANAFE doivent figurer dans vos politiques, même si elles ne s’appliquent pas à votre bureau. Le cas échéant, expliquez pourquoi votre bureau est dispensé de ces obligations. 

3. Évaluation et documentation des risques relatifs au blanchiment d’argent et au financement d’activités terroristes propres à votre société. Cette évaluation documentée des risques propres à votre société doit tenir compte des types de produits que vous offrez, des clients avec qui vous faites affaire, de la provenance des fonds de vos clients, ainsi que de votre emplacement géographique et du leur. Vous devez procéder à une évaluation de risque de vos clients et vos affaires au moins tous les deux ans. 

4. Révision périodique de l’efficacité de votre programme de conformité. Une révision doit être effectuée au moins une fois tous les deux ans de sorte à garantir que vos politiques et vos procédures sont à jour et respectées. Elle peut être effectuée par un tiers ou par vous-même, au moyen d’auto-évaluations, de vérifications ou des deux. Vous devez élaborer un plan d’action pour corriger toutes les faiblesses que vous constatez et procéder aux mises à jour et aux changements qui s’avèrent nécessaires. 

5. Formation continue sur la conformité pour les employés et les autres personnes agissant au nom de votre organisation. Toute démarche de formation doit être documentée, de même que toute formation en personne ou en ligne à laquelle vous ou vos employés assistez. Vous et vos employés devez suivre au moins une formation par année pour actualiser vos connaissances et vous rafraîchir la mémoire. Vous devez prévoir un plan de formation pour enseigner la LBA à tout nouvel employé. 

Nous vous suggérons de consulter régulièrement le site Web de CANAFE pour rester au fait de toute éventuelle modification à la loi. Nous vous invitons aussi à visiter notre propre site web pour connaître d’autres outils et ressources qui vous aideront à mettre en place votre programme personnalisé de conformité en matière de LBA.

N’oubliez pas,
Les bonnes pratiques commerciales sont conformes et la conformité est importante!