Tenue de dossiers

Les dossiers désignent tous les renseignements archivés, notamment les documents sur support papier et électronique.

Tous les courtiers doivent conserver dans les dossiers client des renseignements suffisants pour démontrer la pertinence d’une vente ou d’un conseil, en plus d’y consigner les renseignements importants ayant été utilisés pour la vente et le maintien en vigueur d’une police ou d’un contrat, ainsi que pour la prestation de services connexes.

La tenue de dossiers précis et fiables vous permet :

• de démontrer que vous accomplissez votre devoir de diligence;
• d’éviter de violer le droit à la vie privée de vos clients et d’assurer la confidentialité de leurs renseignements personnels;
• de prévenir les allégations d’inconduite;
• de conférer une valeur ajoutée à vos activités et à vos relations avec vos clients.

La bonne tenue de dossiers, notamment la consignation des rendez-vous, en vue d’établir clairement que vos recommandations répondent avantageusement aux besoins de vos clients, constitue un élément essentiel de la gestion des conflits d’intérêts qui peuvent survenir à la suite de la vente d’un produit d’assurance.