Lorsque vous demandez à un client de fournir des renseignements personnels, vous devez être capable de lui expliquer pourquoi vous le faites. La demande d’assurance que signe le client comporte généralement un formulaire de consentement à la collecte des renseignements personnels. En le signant, le client autorise le conseiller à recueillir ses renseignements aux seules fins de la police émise par l’assureur. Avant de consigner dans le dossier du client CERTAINS des renseignements personnels recueillis ou de s’en servir pour des demandes ultérieures, le conseiller doit toujours obtenir le consentement écrit du client. Une bonne pratique d’affaires consiste également à expliquer à votre client, actuel ou potentiel, votre propre politique en matière de protection de la vie privée. Pour faciliter la préparation de vos documents, nous avons mis des modèles à votre disposition dans HUBLink. Vous n’avez qu’à ajouter votre en-tête sur le document que vous remettrez à votre client dès votre premier rendez-vous.

Résumez vos conseils avec une lettre explicative. Ce document comprend une recommandation selon laquelle les conseillers doivent remettre une lettre explicative à leur client après une vente. La lettre est un bref résumé compréhensible des souhaits exprimés par le client, des conseils fournis au client par le conseiller et de la raison pour laquelle le produit répond aux besoins du client. L’objectif de la lettre explicative est d’appuyer la convenance des ventes, de promouvoir une meilleure littératie financière et d’aider à confirmer qu’un conseiller agit dans l’intérêt d’un client.

La lettre doit être remise aux clients au plus tard au moment de la livraison de la police. Elles peuvent être envoyées par courriel ou remises en format papier. La lettre explicative vous protège, vous et votre entreprise; elle renforce la confiance avec vos clients et constitue un aspect important de la documentation sur la convenance des ventes. Des ressources sont disponibles pour vous guider dans la rédaction de ces lettres.