Un examen des pratiques commerciales (EPC) peut provenir de votre AG, d’un assureur avec lequel vous avez un contrat ou d’un organisme de réglementation provincial, et il arrive généralement avec très peu de préavis. Lorsque c’est le cas, ce sont vos dossiers clients et vos programmes de conformité qui parlent pour vous.
Les conseillers qui gèrent des cabinets conformes au quotidien n'ont rien à craindre d'un EPC. Il ne s'agit pas de vous surprendre en train de faire quelque chose de mal, mais de confirmer que les conseils que vous donnez aux clients sont documentés, défendables et dans leur meilleur intérêt.
La financière HUB a développé la liste de vérification de la préparation à l’EPC et à l’audit à l’intention des conseiller, pour vous aider à faire le point sur l’état de votre pratique avant que quelqu'un ne se présente à votre porte.
La liste de vérification vous guide à travers six domaines clés sur lesquels les auditeurs se concentrent constamment :
- Votre permis et votre assurance responsabilité professionnelle (E&O)
- Vos programmes de conformité de base (protection des renseignements personnels, LBA/FAT, LCAP, gestion des plaintes)
- Ce que chaque dossier client doit contenir
- Les documents de divulgation que les clients doivent recevoir
- Comment vous documentez vos recommandations et votre analyse de la convenance
- Votre présence en matière de marketing et de médias sociaux
Utilise-la comme outil d’autoévaluation. Faites l’exercice honnêtement. S’il manque quelque chose, c'est le moment d’y remédier!
La liste de vérification est accessible sur HUBLink dans la section FAQ du Centre de conformité.
N’oubliez pas :
Les bonnes affaires sont conformes, et la conformité compte!