Tous les courtiers doivent consigner des renseignements suffisants dans leurs dossiers client pour démontrer la pertinence d’une vente ou d’un conseil. Il est extrêmement important de conserver toute la documentation utilisée pour le maintien en vigueur ou l’application d’une police ou d’un contrat, ainsi que la prestation de services connexes. La tenue de dossiers précis et fiables vous permet :

• de démontrer que vous accomplissez votre devoir de diligence; 
• d’éviter de violer le droit à la vie privée de vos clients et d’assurer la confidentialité de leurs renseignements personnels; 
• de prévenir les allégations d’inconduite; 
• de fournir un service continu aux clients; 

de conférer une valeur ajoutée à vos activités et à vos relations avec vos clients.

La bonne tenue de dossiers vous aide à établir clairement de quelle façon vos recommandations ont répondu aux besoins de vos clients et diminue les risques de conflit d’intérêts qui peuvent survenir à la suite de la vente d’un produit d’assurance. Un dossier client bien étayé doit contenir les documents suivants :

• Consentement à la collecte et à la conservation de renseignements personnels; 
• Formulaire CVC (Connaissance du client); 
• Formulaires de déclaration personnels et spécifiques à un produit; 
• Preuve d’une analyse des besoins; 
• Copies des illustrations (signées par le client, le cas échéant); 
• Comptes rendus des rencontres avec le client. 

Nous vous invitons à consulter HUBLINK pour vous aider à élaborer votre propre trousse de documents personnalisés à intégrer à votre processus de vente.

Les dossiers désignent tous les renseignements archivés, notamment les documents sur support papier et électronique.

N’oubliez pas,
Une bonne entreprise est conforme, et la conformité compte!